Quando falamos de coisas a fazer, estamos falando de planejamento.

Porque quando temos previsões de COMO, QUANDO e ONDE vamos fazer cada tarefa, ficamos menos preocupados com ela, o nosso nível de ansiedade diminui e nos sentimos mais dispostos pra lidar com o que vem pela frente. 

Quando fazemos uma tarefa preocupados com outra coisa que também temos que fazer, não fazemos bem nem uma atividade, nem a outra. Então ir anotando no papel ou no celular uma tarefa que está nos preocupando nos ajuda a deixá-la pra um tempo futuro, e isto libera a nossa mente e concentração para o que estamos fazendo de fato nesse momento.

Quer um exemplo? Imagine que você deixa um bolo assando no forno enquanto faz exercícios de Matemática. Seus pensamentos ficam divididos entre o trabalho com os números e a necessidade de ir até a cozinha checar o estado do bolo. Desse jeito, você fica tentando identificar qual foi o último cálculo que fez, ao mesmo tempo em que fica tentado a levantar da cadeira pra ir ver se o bolo não queimou. Acaba não se dedicando nem a uma tarefa, nem à outra.

Organizar as nossas atividades dentro de um cronograma também ajuda na formação do hábito. E quando estamos habituados com alguma tarefa, fazemos ela com mais facilidade, pois o nosso organismo se acostuma com ela e precisa de menos energia pra executá-la. 

A grande questão é que a maioria das dicas de como fazer uma lista de tarefas ou organizar a semana foca só no aumento da nossa produtividade, e acabam se esquecendo que nós não somos máquinas, e sim seres humanos cheios de necessidades, com ritmos naturais que variam de um dia pro outro. Ou seja, nenhuma regra sobre como organizar as atividades vai conseguir ser útil pra todo mundo o tempo todo. 

A nossa proposta é que você utilize o seu autoconhecimento e a compreensão sobre as suas necessidades individuais pra criar a lista de tarefas mais produtiva do mundo: aquela que respeita as suas necessidades. 

Você pode usar várias ferramentas pra se organizar: uma agenda, uma planilha, um aplicativo... O importante é identificar qual ferramenta de organização funciona melhor pra você e te dá mais segurança. Não adianta distribuir suas tarefas em vários papeizinhos coloridos, se você gasta a maior parte do tempo tentando se lembrar de onde os colocou!

Pra começar a colocar suas atividades no seu cronograma particular, é preciso, antes de tudo, saber quais são as suas atividades. 

Se você ainda está confuso sobre quais são as suas atividades, crie uma lista, sem muita preocupação, colocando todas as atividades e compromissos de que se lembra - até coisas rotineiras, como tomar banho e fazer as refeições. 

Depois, você pode identificar quais delas são atividades FIXAS, que sempre acontecem no mesmo horário - como as aulas da escola ou do cursinho, ou uma atividade religiosa - e quais delas são atividades FLEXÍVEIS e podem acontecer em qualquer horário - estudar as matérias por conta própria ou fazer atividade física, por exemplo.

Aí pra montar o cronograma, você coloca primeiro as atividades que são fixas, e depois encaixa as que são flexíveis. Mas atenção! Pra facilitar a formação dos hábitos, tente começar e terminar uma determinada atividade sempre no mesmo horário... assim o seu corpo se acostuma mais facilmente com aquela tarefa.

Então, você pode, por exemplo, estabelecer que vai fazer exercícios de Matemática todos os dias no mesmo horário. Mas e se em um certo dia você não estiver com a menor vontade de fazer exercícios de Matemática naquela hora? Aí é que entra a habilidade de negociar, de fazer modificações no cronograma e trocar atividades de lugar. O ideal é trocar os exercícios de Matemática com alguma tarefa que você esteja com mais vontade de fazer agora, mas se comprometendo a estudar Matemática no novo horário estabelecido!

É aí que começamos a falar de um cronograma que realmente te respeite... É com o autoconhecimento que vamos entendendo quais modificações são necessárias no cronograma. E, acredite, sempre vai ser necessário fazer modificações, tanto por razões que a gente pode prever, nos conhecendo bem, quanto por razões que não vamos conseguir prever.

Nesses momentos, é muito importante saber lidar com a culpa que surge. Todos nós ficamos frustrados quando algo não sai como planejamos... Mas entender que mudanças vão acontecer no cronograma ajuda a olharmos pra o nosso planejamento com mais carinho e leveza, entendendo que vamos fazer o melhor que pudermos com ele, e que isso inclui até ignorá-lo quando for necessário.

É sempre bom analisar as suas condições reais pra fazer uma tarefa e saber dizer “NÃO” quando é preciso. Aliás, você pode dizer "NÃO" pra um favor que alguém te pede ou pra um novo compromisso simplesmente porque você não quer fazê-lo. Você não precisa estar atolado de tarefas pra ter o direito de se recusar a fazer certas coisas. Isso também faz parte de se respeitar!

Olhe pras suas prioridades e desejos pra avaliar com o que realmente faz sentido você se comprometer. E lembre-se: se você tiver que fazer algo que não combina com as suas prioridades e objetivos, é porque o seu planejamento deixou de te respeitar. 

Isso vale também pra ficar alerta com aquele tipo de compromisso novo que surge que é sobre a sua saúde ou bem-estar. Sabe quando você está com dor de dente há vários dias, mas não quer ir ao dentista porque vai perder tempo de estudo pra isso? Esse é o momento de olhar pra si mesmo, ouvir o seu corpo, modificar a programação e fazer o que é melhor pra você. O autocuidado é tão importante quanto a produtividade, e deve estar presente no seu planejamento diário, pois só conseguimos nos dedicar verdadeiramente às nossas atividades quando estamos bem.

Aliás, você já percebeu que em nenhum momento ficamos sem fazer nada? Mesmo quando não estamos estudando ou trabalhando, estamos nos ocupando com algo: nos divertindo, passando um tempo com quem amamos, descansando, cuidando do nosso corpo, nos alimentando... E facilita a nossa organização quando percebemos que todas essas coisas vão exigir uma parte do nosso tempo e vão ocupar parte do nosso cronograma. Se você conseguir incluir suas atividades de lazer e descanso na sua programação, vai poder se dedicar a elas sem culpa, sem precisar ficar se remoendo por não estar sendo produtiv@. 

Um truque que sempre ajuda é deixar um tempo a mais programado para os imprevistos. Assim, se você tiver que reprogramar uma tarefa ou estiver simplesmente precisando de um tempinho pra repor as energias, você coloca a nova tarefa ou as horinhas a mais de sono nesse espaço e fica mais tranquilo, porque já tinha previsto essa possibilidade.

Quando a gente se escuta mais e entende melhor o nosso funcionamento, conseguimos seguir o nosso próprio tempo, e, com isso, produzimos com mais qualidade. E esse é o maior segredo sobre a produtividade. 

Ou seja, não é o fim do mundo se o seu planejamento não se cumprir à risca. Isso acontece com frequência, porque o objetivo de se programar é poder se concentrar em uma atividade de cada vez, em especial uma que você esteja com condições de fazer naquele momento.

O seu planejamento precisa seu aliado (não seu inimigo), porque ele tem que ser capaz de se adaptar às suas necessidades. Então não importa se você precisou fazer ajustes, na hora de dar o dia por encerrado, observe o que você pôde aprender naquele dia - o que funcionou e o que pode ser melhor planejado. Quando você faz essa análise, aprende mais sobre o seu próprio funcionamento, e faz um planejamento ainda melhor pro dia seguinte.